Întrebarea se pune aproape întotdeauna prea târziu: după ce firma are deja douăzeci de adrese împrăștiate, jumătate pe Gmail personal, jumătate pe o găzduire uitată. Comparația de mai jos e făcută pe criteriile care chiar decid — cost pe an, ce pierzi la plecare, cine repară când se strică — nu pe listele de funcții din broșuri.
Cele trei variante reale pentru o firmă din România sunt: Google Workspace, Microsoft 365 și găzduirea proprie de email (căsuțe incluse în pachetul de hosting sau un serviciu dedicat).
Comparația pe scurt
| Criteriu | Google Workspace | Microsoft 365 | Găzduire proprie |
|---|---|---|---|
| Cost de intrare | ~6 €/utilizator/lună | ~5,6 €/utilizator/lună (Business Basic) | ~50–300 lei/an, total, pentru toate căsuțele |
| Spațiu per utilizator | 30 GB (plan de bază) | 50 GB email + 1 TB fișiere (Standard) | cât alocă pachetul, tipic 1–25 GB |
| Aplicații desktop Office | Nu (doar web) | Da, din planul Standard | Nu se aplică |
| Interfață | Gmail — cunoscută de aproape toți | Outlook — familiară în mediul corporativ | Webmail-ul furnizorului, de obicei Roundcube |
| Administrare | Consolă simplă | Consolă bogată, mai greu de învățat | cPanel sau echivalent |
| Livrabilitate implicită | Foarte bună | Foarte bună | Depinde de reputația IP-ului furnizorului |
| Suport | În engleză, prin formular | În engleză, prin portal | De regulă în română, uneori la telefon |
Costul real, pe an, pe dimensiuni de echipă
Prețul pe utilizator induce în eroare pentru că firmele mici au adrese care nu aparțin niciunei persoane: contact@, facturi@, noreply@. La Workspace și 365, fiecare licență e per om; adresele funcționale se rezolvă prin aliasuri gratuite, dacă știi asta. Dacă nu, ajungi să plătești licențe pentru cutii poștale.
| Echipă | Google Workspace | Microsoft 365 Basic | Găzduire proprie |
|---|---|---|---|
| 1 persoană | ~360 lei/an | ~335 lei/an | ~150 lei/an, cu domeniu și găzduire |
| 3 persoane | ~1.080 lei/an | ~1.005 lei/an | ~250 lei/an |
| 10 persoane | ~3.600 lei/an | ~3.350 lei/an | ~500 lei/an |
Cifrele sunt orientative, la un curs de 5 lei/euro, și nu includ TVA. Diferența pare zdrobitoare în favoarea găzduirii proprii — și este, până pui în balanță ce nu se vede în tabel.
Ce nu apare în tabelul de prețuri
Timpul tău
La găzduire proprie, tu ești administratorul. Un cont blocat, un filtru de spam prea agresiv, o migrare de dispozitiv — toate ajung la tine sau la cineva plătit cu ora. Două intervenții pe an la 200 de lei acoperă deja diferența de preț pentru o echipă de trei oameni.
Ce se întâmplă când pleacă un angajat
La Workspace și 365, transferi cutia, o transformi în arhivă partajată sau setezi redirecționare, în câteva clicuri, cu istoricul păstrat. La găzduire simplă, de multe ori opțiunile sunt „schimbă parola" sau „șterge contul". Pentru o firmă cu vânzări, istoricul de corespondență al unui om plecat e activ, nu balast.
Recuperarea după o greșeală
Cineva șterge un dosar întreg. Workspace și 365 au coș extins și restaurare administrativă, tipic 25–30 de zile. Găzduirea proprie are backup-ul furnizorului — care există aproape întotdeauna, dar se restaurează integral, nu selectiv, și rareori mai vechi de câteva zile.
Livrabilitatea
Pe găzduire partajată, IP-ul de trimitere e comun cu alte zeci de site-uri. Dacă unul dintre ele trimite spam, reputația scade pentru toți. E cauza pentru care mesajele „au mers până acum și dintr-odată nu mai ajung"; motivele complete sunt în articolul despre de ce ajunge emailul în spam.
Când câștigă fiecare variantă
Google Workspace, dacă…
- Echipa lucrează deja în Gmail și Google Docs, iar trecerea la altceva ar costa săptămâni de reînvățat.
- Ai nevoie de colaborare simultană pe documente — aici e clar înaintea concurenței.
- Vrei administrare pe care o poate face cineva fără pregătire IT.
Microsoft 365, dacă…
- Firma trăiește în Excel și Word desktop. Versiunile web nu sunt echivalente pentru fișiere complexe.
- Ai clienți corporativi care trimit fișiere Office cu macrocomenzi și formatări care se strică oriunde altundeva.
- Ai nevoie de politici de securitate mai fine sau de management de dispozitive; planul Premium le include.
Găzduire proprie, dacă…
- Ești sub cinci persoane și emailul e corespondență, nu platformă de lucru.
- Ai deja găzduire pentru site și căsuțele vin incluse.
- Vrei costuri mici și previzibile și accepți să ceri ajutor furnizorului când e nevoie.
Există și o variantă hibridă, folosită mai des decât se recunoaște: oamenii cheie pe Workspace sau 365, adresele funcționale pe găzduirea proprie. Funcționează, dar înseamnă două locuri de administrat și înregistrări DNS mai atente.
Migrarea: partea care sperie degeaba
Trecerea de la o variantă la alta nu presupune pierderea mesajelor, dacă se face în ordinea corectă:
- Creezi conturile la noul furnizor, fără să schimbi nimic în DNS. În acest moment nu se întâmplă nimic vizibil.
- Copiezi mesajele prin IMAP, din vechea căsuță în cea nouă. Ambele instrumente native (Google Data Migration, Microsoft Migration Manager) fac asta singure.
- Schimbi înregistrările MX. Din acest moment corespondența nouă intră la noul furnizor.
- Lași vechea căsuță activă încă 30 de zile. Serverele care au ținut minte vechiul MX vor mai livra acolo o vreme.
- Refaci SPF, DKIM și DMARC pentru noul furnizor — altfel mesajele pleacă, dar ajung în spam.
Pasul 5 e cel omis cel mai des. Un exemplu concret de migrare, cu capcanele ei, e descris în articolul despre migrarea de la cPanel la Office 365.
Cum decizi în cinci minute
Răspunde la trei întrebări:
- Câți oameni au nevoie de cutie proprie? Sub 5 și fără colaborare pe documente — găzduirea proprie e suficientă.
- Fișierele Office desktop sunt esențiale? Da — Microsoft 365 Standard. Nu — oricare din celelalte două.
- Cine repară când se strică? Dacă răspunsul e „nu știu", plătește un serviciu administrat. Diferența de preț e mai mică decât o zi în care nu intră corespondența.
Întrebări frecvente
Pot folosi domeniul meu cu oricare dintre ele?
Da. Toate trei funcționează pe domeniu propriu; se schimbă doar unde arată înregistrările MX.
Google Workspace și Gmail gratuit sunt același lucru?
Nu. Gmail gratuit e cont personal, pe domeniul gmail.com, fără administrare centralizată și fără garanții contractuale. Comparația detaliată e în articolul găzduire email vs Gmail pentru afaceri.
Ce se întâmplă dacă nu mai plătesc abonamentul?
Contul intră într-o perioadă de grație, apoi devine inaccesibil, iar după câteva săptămâni datele se șterg. Domeniul rămâne al tău — deci poți muta adresele altundeva, dacă ai făcut backup la timp.
Care are cea mai bună protecție anti-spam?
Google și Microsoft sunt comparabile și amândouă net peste filtrele obișnuite de găzduire partajată. Diferența se simte mai ales la mesajele de tip phishing bine făcute; ce înseamnă asta e explicat în articolul despre emailurile de phishing.
Pot avea aliasuri gratuite?
Da, la toate trei. La Workspace și 365, până la 30 de aliasuri per utilizator. Aici e economia reală pentru o firmă mică: adresele funcționale nu au nevoie de licențe separate.
Rezumat
Pentru o echipă de sub cinci oameni care doar corespondează, găzduirea proprie e de câteva ori mai ieftină și perfect suficientă. De la momentul în care emailul devine locul unde se lucrează — documente în comun, calendare, plecări și veniri de oameni — diferența de preț se plătește singură din timpul pe care nu-l mai pierzi. Alege Microsoft dacă firma trăiește în Office desktop, Google dacă trăiește în browser, și pune-ți întrebarea din nou peste doi ani: răspunsul se schimbă odată cu echipa.
